1.1 Sistem informasi
Sistem informasi adalah susunan unsur yang saling berhubungan untuk menangkap data, mengolahnya menjadi informasi, lalu menyalurkannya kepada pihak yang memerlukan untuk menjalankan operasi, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Makna “sistem” menekankan keterkaitan antarbagian, sedangkan “informasi” menunjuk pada data yang telah diproses sehingga memiliki arti dan kegunaan.
Dalam organisasi, sistem informasi tidak berdiri sendiri. Setiap sistem biasanya terdiri atas beberapa subsistem, dan pada saat yang sama menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Karena itu, perubahan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lain. Hubungan antarbagian ini menimbulkan dua kemungkinan. Pertama, pertentangan tujuan (goal conflict), yaitu ketika sasaran suatu subsistem mendorong hasil yang bertabrakan dengan sasaran subsistem lain. Kedua, keselarasan tujuan (goal congruence), yaitu ketika sasaran seluruh subsistem bergerak searah dengan tujuan organisasi.
fakta mentah dari transaksi dan kejadian
pengumpulan, pencatatan, pengelompokan, dan pengolahan
hasil yang bermakna dan siap digunakan
dasar tindakan operasional dan manajerial
Komponen sistem informasi
Sistem informasi dibangun oleh enam komponen pokok yang harus bekerja secara terpadu.
| Komponen | Peran inti | Contoh dalam organisasi |
|---|---|---|
| Pengguna | menjalankan, mengawasi, dan memakai keluaran sistem | staf operasional, manajer, akuntan, auditor |
| Prosedur | mengatur cara data dikumpulkan dan diproses | otorisasi transaksi, urutan input, rekonsiliasi |
| Data | bahan dasar pembentukan informasi | data penjualan, saldo persediaan, data pemasok |
| Perangkat lunak | mengolah data sesuai logika bisnis | aplikasi akuntansi, ERP, program penggajian |
| Infrastruktur TI | menyediakan sarana pemrosesan dan komunikasi | server, komputer, jaringan, basis data |
| Pengendalian internal | menjaga agar sistem tetap aman dan andal | pembatasan akses, persetujuan, jejak audit |
Keenam komponen tersebut tidak dapat dipisahkan dalam praktik. Data yang baik tidak akan menghasilkan informasi yang baik bila prosedurnya lemah. Perangkat lunak yang andal juga tidak cukup bila pengguna tidak memahami tugasnya atau pengendalian internal tidak memadai. Karena itu, perancangan sistem harus dilihat sebagai perancangan hubungan antarunsur, bukan hanya pemilihan aplikasi.
Informasi yang dihasilkan sistem perlu memiliki kualitas yang memadai. Ciri yang umum dipakai adalah relevan, andal, lengkap, tepat waktu, mudah dipahami, dapat diverifikasi, dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang. Kualitas ini menentukan apakah informasi benar-benar berguna atau hanya menambah beban pelaporan.
Salah satu masalah yang sering muncul adalah kelebihan informasi (information overload). Kondisi ini terjadi ketika jumlah informasi yang disediakan melampaui kemampuan manusia untuk memprosesnya secara efektif. Akibatnya, keputusan dapat melambat, fokus bergeser ke rincian yang kurang penting, dan biaya penyediaan informasi meningkat tanpa manfaat yang sebanding. Oleh sebab itu, sistem yang baik tidak sekadar menghasilkan banyak informasi, tetapi menghasilkan informasi yang tepat untuk kebutuhan keputusan yang tepat.
Proses bisnis dan transaksi sebagai sumber data
Sistem informasi bekerja di atas proses bisnis (business process), yaitu rangkaian kegiatan yang terstruktur untuk mencapai tujuan organisasi. Data dalam sistem tidak muncul dengan sendirinya; data lahir dari aktivitas bisnis seperti menerima pesanan, membeli barang, membayar gaji, atau mencatat pinjaman.
Banyak aktivitas bisnis berbentuk pertukaran memberi dan menerima. Dalam akuntansi, pertukaran itu tercermin dalam transaksi, yaitu kejadian yang dapat diukur dan dicatat karena menimbulkan akibat ekonomis. Dari sudut sistem informasi, transaksi menjadi bahan utama yang harus ditangkap, diproses, dan dilaporkan.
Lima siklus proses bisnis yang umum adalah sebagai berikut.
| Siklus proses bisnis | Fokus kegiatan | Contoh data yang dihasilkan |
|---|---|---|
| Pendapatan | penjualan barang atau jasa dan penerimaan kas | pesanan pelanggan, faktur, penerimaan kas |
| Pengeluaran | pembelian barang atau jasa dan pembayaran | permintaan pembelian, penerimaan barang, utang |
| Produksi/konversi | pengolahan bahan menjadi barang jadi | pemakaian bahan baku, biaya produksi, hasil produksi |
| Sumber daya manusia/penggajian | hubungan kerja dan kompensasi karyawan | data pegawai, absensi, gaji, potongan |
| Pendanaan/keuangan | perolehan dan pengembalian dana | pinjaman, bunga, saham, dividen |
Di samping lima siklus tersebut, terdapat sistem buku besar dan pelaporan yang menghimpun dampak keuangan dari seluruh siklus untuk menghasilkan laporan internal maupun eksternal. Hubungan ini menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga mengintegrasikan aliran data dari berbagai proses bisnis.
PT Sagara Kulina mengoperasikan usaha distribusi bahan makanan dengan 12 gudang. Bagian penjualan ingin stok selalu tinggi agar pesanan pelanggan cepat terpenuhi, sedangkan bagian gudang menekan stok karena biaya penyimpanan meningkat. Perusahaan juga memakai tiga file spreadsheet terpisah untuk penjualan, persediaan, dan pembelian sehingga angka stok sering berbeda antarbagian. Direksi ingin menilai apakah masalah utama terletak pada tujuan antarbagian, komponen sistem, atau keduanya.
Pertanyaan: Bagaimana masalah tersebut diklasifikasikan dalam konsep sistem informasi, dan komponen apa yang perlu dibenahi lebih dulu?
Langkah analisis:
- Identifikasi hubungan antar subsistem. Keinginan penjualan menaikkan stok dan keinginan gudang menurunkan stok menunjukkan pertentangan tujuan (goal conflict). Akar masalah bukan semata teknologi, melainkan ketidaksinkronan sasaran antarunit.
- Petakan komponen yang terganggu. Pemakaian file terpisah menunjukkan kelemahan pada data, prosedur, dan perangkat lunak. Ketidaksamaan angka stok juga menandakan pengendalian internal atas pembaruan data belum memadai.
- Tentukan prioritas perbaikan. Perusahaan memerlukan definisi tujuan bersama terlebih dahulu, misalnya tingkat persediaan yang disepakati berdasarkan kebutuhan layanan dan biaya. Setelah itu, prosedur input dan basis data terpadu perlu dibangun agar seluruh bagian bekerja pada sumber data yang sama.
- Hubungkan dengan hasil yang diharapkan. Bila tujuan selaras dan data terpadu, informasi persediaan menjadi lebih andal untuk pembelian, penjualan, dan pelaporan.
Prinsip yang berlaku umum: kegagalan sistem informasi sering muncul bukan hanya karena aplikasi yang lemah, tetapi karena sasaran proses bisnis tidak diselaraskan dan data tidak dikelola secara terpadu.
1.2 Jenis sistem informasi
Sistem informasi dapat dikelompokkan menurut tujuan yang dilayaninya. Dalam konteks akuntansi dan manajemen, tiga jenis yang paling penting adalah sistem informasi akuntansi (SIA), sistem informasi manajemen (SIM), dan sistem informasi eksekutif (SIE). Ketiganya saling berhubungan, tetapi tidak identik.
Sistem informasi akuntansi (SIA) berfokus pada identifikasi, pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi ekonomi untuk menghasilkan informasi akuntansi. Keluaran SIA mencakup jurnal, buku besar, laporan keuangan, laporan pajak, dan berbagai laporan rinci lain yang dipakai untuk pertanggungjawaban maupun pengendalian.
Sistem informasi manajemen (SIM) menata data menjadi laporan yang mendukung pengelolaan operasi dan keputusan rutin. Sistem ini banyak dipakai oleh manajemen menengah untuk memantau kinerja, membandingkan realisasi dengan rencana, serta menilai penyimpangan yang memerlukan tindak lanjut.
Sistem informasi eksekutif (SIE) menyajikan informasi yang lebih ringkas dan strategis untuk manajemen puncak. Bentuknya biasanya berupa ringkasan indikator, grafik tren, dan tampilan yang memungkinkan penelusuran ke rincian bila diperlukan. Fokusnya bukan pencatatan transaksi, melainkan pemahaman arah organisasi dan lingkungan bisnis.
Hubungan SIA, SIM, dan SIE
Hubungan ketiganya dapat dilihat dari sumber data, tingkat pengguna, dan kedalaman informasi yang disajikan.
| Aspek | SIA | SIM | SIE |
|---|---|---|---|
| Fokus utama | transaksi dan pelaporan akuntansi | pengendalian operasi dan keputusan rutin | keputusan strategis dan pemantauan kinerja puncak |
| Pengguna dominan | akuntan, staf keuangan, auditor | manajer tingkat menengah | direksi dan eksekutif senior |
| Bentuk output | jurnal, buku besar, laporan keuangan | laporan periodik, analisis kinerja, laporan pengecualian | dashboard ringkas, tren, indikator strategis |
| Sumber informasi | data transaksi ekonomi | data dari SIA dan sistem operasional lain | ringkasan dari SIM, SIA, dan sumber eksternal |
| Tingkat rincian | detail | menengah | ringkas, dapat ditelusuri ke detail |
penjualan, pembelian, gaji, produksi
mencatat dan mengolah data ekonomi
menyusun laporan manajerial
meringkas informasi strategis
Selain tiga sistem tersebut, organisasi juga dapat memakai sistem lain seperti sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem otomasi perkantoran. Namun dalam topik ini, titik beratnya adalah memahami bahwa SIA menjadi sumber penting bagi sistem lain, terutama SIM dan SIE.
Perbedaan ketiga sistem tidak berarti pemisahan mutlak. Dalam lingkungan yang terintegrasi, satu platform dapat melayani lebih dari satu fungsi sekaligus. Yang membedakan adalah orientasi pemakaiannya: apakah untuk pencatatan transaksi, pengendalian manajerial, atau penilaian strategis.
- Berorientasi transaksi ekonomi.
- Menekankan akurasi, kelengkapan, dan jejak audit.
- Menjadi dasar laporan keuangan dan pelaporan kepatuhan.
- Berorientasi pengelolaan operasi.
- Menyajikan laporan periodik dan analisis rutin.
- Membantu manajer memantau efisiensi dan penyimpangan.
- Berorientasi strategi dan arah bisnis.
- Menekankan ringkasan, visualisasi, dan indikator utama.
- Menggabungkan sumber internal dan eksternal.
1.3 Peran profesi akuntansi dalam sistem informasi
Profesi akuntansi memiliki posisi penting dalam sistem informasi karena akuntansi adalah salah satu pengguna terbesar informasi bisnis sekaligus pihak yang bertanggung jawab atas kualitas bagian tertentu dari informasi tersebut. Peran akuntan tidak terbatas pada pencatatan, tetapi juga mencakup evaluasi, perancangan, kepatuhan, dan komunikasi informasi.
Salah satu peran utama adalah sebagai auditor, yang menilai apakah pengendalian internal memadai dan apakah informasi yang dihasilkan cukup andal untuk dijadikan dasar pelaporan. Dalam peran ini, akuntan memeriksa desain maupun penerapan pengendalian, menilai risiko, dan menyampaikan simpulan atas kelemahan yang ditemukan.
Peran berikutnya adalah sebagai manajer atau pengelola fungsi akuntansi, yang memastikan proses pencatatan, pengikhtisaran, dan pelaporan berjalan benar. Dalam lingkungan berbasis sistem, tanggung jawab ini mencakup pengaturan prosedur, otorisasi, rekonsiliasi, dan pemeliharaan kualitas data.
Akuntan juga berperan dalam fungsi perpajakan, yaitu memastikan sistem mampu mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk menghitung, melaporkan, dan membayar kewajiban pajak secara tepat. Ini menunjukkan bahwa desain sistem informasi harus memperhatikan kebutuhan kepatuhan, bukan hanya kebutuhan operasional.
Peran lainnya adalah sebagai konsultan atau analis sistem, terutama ketika organisasi merancang atau memperbaiki sistem informasi. Di sini akuntan menerjemahkan kebutuhan bisnis dan pengendalian ke dalam spesifikasi proses, dokumen, aliran data, dan keluaran yang diperlukan.
Kaitan akuntan dengan pengendalian internal, risiko, dan tata kelola
Dalam sistem informasi, akuntan sering berada pada titik temu antara operasi, pelaporan, dan pengendalian. Karena itu, peran akuntan terkait langsung dengan tiga konsep yang lebih luas.
Pertama, pengendalian internal, yaitu proses untuk memberi keyakinan memadai bahwa aset terlindungi, informasi andal, pelaporan memadai, dan kepatuhan dijaga. Pengendalian dapat bersifat preventif, detektif, atau korektif.
Kedua, manajemen risiko, yaitu cara organisasi mengenali, menilai, dan merespons kejadian yang dapat menghambat pencapaian tujuan. Dalam konteks sistem informasi, risiko dapat timbul dari kesalahan, kecurangan, kehilangan aset, pelanggaran keamanan, kolusi, hingga gangguan teknologi.
Ketiga, tata kelola korporat dan tata kelola TI (IT governance). Tata kelola korporat mengatur pembagian tanggung jawab, kewenangan, pengawasan, dan akuntabilitas dalam organisasi. Tata kelola TI memastikan bahwa pemanfaatan TI sejalan dengan tujuan organisasi, memberikan manfaat yang layak, dan dikelola sesuai risiko yang menyertainya.
| Konsep | Fokus | Relevansi bagi akuntan |
|---|---|---|
| Pengendalian internal | perlindungan aset, keandalan informasi, kepatuhan | merancang, menjalankan, atau mengevaluasi kontrol |
| Manajemen risiko | identifikasi dan respons terhadap ancaman | menilai area rawan salah saji, fraud, atau gangguan |
| Tata kelola korporat | pengawasan dan akuntabilitas organisasi | mendukung transparansi dan pertanggungjawaban |
| Tata kelola TI | keselarasan TI dengan tujuan bisnis | menilai apakah sistem dan sumber daya TI dipakai secara tepat |
Akuntan tidak harus menjadi spesialis infrastruktur TI, tetapi perlu memahami cukup jauh bagaimana sistem menghasilkan data, bagaimana kontrol bekerja, dan bagaimana risiko teknologi dapat memengaruhi keandalan informasi. Posisi ini menjadikan akuntan sebagai penghubung antara kebutuhan bisnis, kebutuhan pelaporan, dan kebutuhan pengendalian.
PT Lentera Medika akan mengganti aplikasi akuntansi lokal dengan sistem terpusat yang terhubung ke pembelian, persediaan, dan penjualan. Tim TI telah memilih vendor, tetapi bagian keuangan menemukan bahwa rancangan awal belum memuat persetujuan kredit pelanggan, belum ada pemisahan hak akses antara pembuat vendor dan penyetuju pembayaran, serta format laporan pajak belum sesuai kebutuhan bulanan. Direksi meminta kejelasan peran profesi akuntansi dalam proyek ini.
Pertanyaan: Peran apa saja yang seharusnya dijalankan akuntan dalam situasi ini, dan mengapa keterlibatan tersebut penting?
Langkah analisis:
- Nilai kebutuhan proses akuntansi. Karena sistem memengaruhi pencatatan transaksi dan pelaporan, akuntan perlu terlibat sebagai pemilik kebutuhan bisnis dan pelaporan.
- Petakan area pengendalian. Persetujuan kredit dan pemisahan hak akses berkaitan dengan pengendalian internal. Di sini akuntan berperan menilai kecukupan kontrol dan menyampaikan risiko bila kontrol tidak dimasukkan sejak awal.
- Periksa kebutuhan kepatuhan. Format laporan pajak yang belum memadai menunjukkan perlunya peran akuntan pada fungsi perpajakan agar sistem mendukung kewajiban eksternal.
- Tentukan bentuk kontribusi. Akuntan dapat bertindak sebagai manajer fungsi akuntansi, konsultan proses, dan evaluator kontrol, bukan sekadar pengguna akhir.
Kekeliruan yang perlu dihindari: menganggap proyek sistem sepenuhnya urusan TI. Bila akuntan hanya dilibatkan setelah sistem jadi, kelemahan desain pengendalian dan pelaporan sering baru terlihat ketika biaya perbaikannya jauh lebih besar.
Prinsip yang berlaku umum: keterlibatan akuntan paling bernilai pada tahap perancangan, karena saat itulah kebutuhan informasi, kontrol, dan kepatuhan masih dapat dibangun ke dalam sistem.
1.4 Teknologi informasi terkini
Perkembangan teknologi informasi mengubah cara organisasi mengumpulkan data, menjalankan proses bisnis, dan menghasilkan informasi. Dampaknya bukan hanya pada kecepatan, tetapi juga pada skala data, pola pengendalian, dan kompetensi yang dibutuhkan dari profesi akuntansi. Lima perkembangan yang paling menonjol dalam topik ini adalah big data analysis, internet of things (IoT), blockchain, cloud computing, dan artificial intelligence.
Bentuk perkembangan dan manfaat utamanya
| Teknologi | Gagasan inti | Keuntungan utama bagi organisasi |
|---|---|---|
| Big data analysis | pengolahan data sangat besar, cepat, dan beragam | wawasan lebih kaya, deteksi pola, analisis lebih cepat |
| IoT | perangkat fisik saling terhubung dan bertukar data | pemantauan real-time, pelacakan aset, otomasi respons |
| Blockchain | pencatatan terdistribusi yang berantai dan sulit diubah | jejak transaksi kuat, transparansi, integritas data |
| Cloud computing | layanan TI disediakan melalui internet | fleksibilitas, skalabilitas, efisiensi infrastruktur |
| Artificial intelligence | sistem meniru tugas yang memerlukan kecerdasan manusia | otomasi, pengenalan pola, dukungan keputusan |
Big data analysis berhubungan dengan data berukuran sangat besar, bergerak cepat, dan hadir dalam bentuk yang beragam. Dalam akuntansi dan audit, manfaat utamanya adalah kemampuan memeriksa populasi data yang luas, menemukan anomali, dan menghubungkan data keuangan dengan data operasional atau perilaku pelanggan. Namun nilai data besar tetap bergantung pada kualitas dan keandalannya.
IoT memperluas sumber data karena mesin, kendaraan, sensor, dan peralatan lain dapat menghasilkan data secara terus-menerus. Dalam lingkungan akuntansi, IoT dapat mendukung pelacakan persediaan, pemantauan aset tetap, atau pengukuran aktivitas produksi. Dampak pentingnya adalah tersedianya data yang lebih cepat dan lebih otomatis, tetapi juga meningkatnya kebutuhan atas keamanan dan validasi data.
Blockchain menyediakan catatan transaksi yang disusun dalam blok dan dihubungkan secara kriptografis. Sifat pentingnya adalah distribusi, transparansi tertentu, dan kesulitan untuk mengubah catatan tanpa memengaruhi rangkaian yang lain. Dalam konteks akuntansi, teknologi ini berpotensi memperkuat jejak audit dan keterlacakan transaksi, walaupun penilaian atas substansi transaksi tetap diperlukan.
Cloud computing mengubah cara organisasi memakai sumber daya TI. Penyimpanan, pemrosesan, basis data, dan perangkat lunak dapat diakses sesuai kebutuhan melalui internet tanpa seluruh infrastruktur dibangun sendiri. Keunggulannya adalah biaya awal yang lebih ringan, skalabilitas, dan kemudahan akses lintas lokasi. Di sisi lain, perhatian terhadap keamanan, privasi, ketersediaan layanan, dan ketergantungan pada penyedia menjadi lebih penting.
Artificial intelligence (AI) memungkinkan sistem melakukan tugas seperti pengenalan pola, klasifikasi, pembelajaran dari data, dan dukungan keputusan. Dalam pekerjaan akuntansi, AI dapat membantu pencocokan transaksi, deteksi anomali, klasifikasi dokumen, atau analisis risiko. Perubahan utamanya adalah pergeseran dari pekerjaan yang sangat rutin ke pekerjaan yang lebih menekankan penilaian, verifikasi, dan interpretasi.
memperluas volume, kecepatan, dan ragam analisis data
menambah sumber data real-time dari perangkat fisik
memperkuat jejak transaksi terdistribusi
mengubah model penyediaan infrastruktur dan aplikasi
mengotomatisasi dan meningkatkan analisis berbasis pola
Dampak pada akuntansi dan sistem informasi
Perubahan teknologi tidak hanya menambah alat, tetapi juga mengubah sifat pekerjaan akuntansi. Pencatatan yang dahulu banyak dilakukan secara manual bergeser ke pengumpulan data otomatis, integrasi antarfungsi, dan analisis berbasis data yang lebih luas. Akibatnya, nilai tambah profesi akuntansi semakin terletak pada kemampuan menilai keandalan informasi, membaca konsekuensi bisnis, dan merancang pengendalian yang sesuai.
| Teknologi | Dampak pada sistem informasi akuntansi | Dampak pada profesi akuntan |
|---|---|---|
| Big data analysis | data lebih luas dan kompleks untuk dianalisis | perlu kemampuan analitik dan pemilahan data relevan |
| IoT | input data makin otomatis dan real-time | perlu memahami sumber data sensor dan validitasnya |
| Blockchain | jejak transaksi lebih terlacak | perlu memahami logika ledger terdistribusi |
| Cloud computing | aplikasi dan data lebih terpusat serta mudah diakses | perlu perhatian pada keamanan, akses, dan pihak ketiga |
| AI | otomasi tugas berulang dan deteksi pola | peran bergeser ke interpretasi, pengawasan, dan evaluasi model |
Keuntungan penggunaan teknologi informasi secara umum mencakup efisiensi pemrosesan, penyediaan informasi yang lebih cepat, akses yang lebih luas, integrasi data antarbagian, dan dukungan keputusan yang lebih baik. Namun manfaat itu tidak muncul otomatis. Teknologi yang kuat tetap memerlukan prosedur yang baik, pengguna yang kompeten, serta pengendalian internal yang sesuai dengan risiko baru yang ditimbulkannya.